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Best Practice 5S Checkliste 5S Audit Verwaltung (Download)

Artikelnummer: 02_ADMIN_06_5S_Checkliste_Verwaltung_DB_XLS

1 XLSX Datei, 2 Mappen, A4, farbig

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Best Practice 5S Checkliste 5S Audit Verwaltung (Download)

Wie ordentlich und sauber sieht es in Ihrem Büro und auf den Schreibtischen aus? Können Sie ruhigen Gewissens mit Ihren Kunden oder Inhabern durch die Bereiche gehen?

Sie sehen in Ihrem Büro sehr viel Unordnung, unaufgeräumte Schreibtische, überquellende Büroschränke? Es ist persönlich schwierig die jeweiligen Mitarbeiter auf den Ordnungszustand anzusprechen? Sie möchten hier Verbesserungsdynamik für mehr Ordnung und Organisation im Büro aufbauen? Dann kann ein 5S Office Audit mit einer praxisgerechten Checkliste hilfreiche Dienste leisten. Es sollte doch jederzeit ordentlich in Ihrem Büro aussehen, oder?

Kann man 5S nicht messen, kann man 5S vergessen. Diese einfache Weisheit gilt auch für den einfachen 5S Baustein. Wie kann man im Büro (in der Verwaltung) den Zustand in den Arbeitsbereichen im Hinblick auf Ordnung, Sauberkeit und Systematik messen? Wie kann man eine einfache Kennzahl für 5S berechnen? Die Lösung eine einfache und praxisbewährte Checkliste für die Feststellung des 5S-Zustandes in der Verwaltung.

Bewährte 5S Checkliste für die Dienstleistungsbereiche auf der Basis von einem einfachen Excel-Blatt. Bewertet die einzelnen 5S-Schritte (Sort, Set, Shine, Standardize, Sustain) anhand praktischer, handfester Kriterien. Je Schritt sind typische, bürogerechte Kriterien definiert, die Sie natürlich immer flexibel an Ihre Anforderungen anpassen können. Sicherlich sollte Ihr 5S Office Audit durch Schulungen im Bereich 5S Office vorbereitet werden (weiterer Shop-Artikel).

Suchen Sie vermehrt Dateien und Daten? Wichtig ist auch die Verzahnung mit der EDV-Struktur. In der EDV-/IT-lastigen Umgebung werden vermehrt Dateien, Dokumente und Verzeichnisse gesucht. Wichtige Checkpunkte prüfen den Ordnungszustand auch in der EDV- / IT-Umgebung. Ordnung auf der „Festplatte“ oder den gemeinsamen Laufwerken.

Beinhaltet neben der Checkliste auch die Bewertung / Berechnung des 5S-Status bzw. 5S-Levels in Prozent bzw. Punkten. Dies ermöglicht die Bewertung von mehreren Auditoren und berechnet den Querschnitt der Bewertung. Hieraus leitet sich dann eine sehr praxisgerechte 5S-Kennzahl ab. D.h. Sie können den Zustand „wie ordentlich ist unser Büro / unser Bereich?“ mit einer Messgröße (Kennzahl) quantifizieren.

5S-Checkliste für Ihre Verwaltung, Ihr Büro:

  • 5S Checkliste als Grundlage für 5S Audits / 5S Reviews
    • Bildet die 5S Office Schritte ab: Aus-Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbst-Disziplin
  • 5S-Berechnung und Bestimmung des 5S-Level (5S Score, 5S Office Messgröße)
  • 5S Fortschritts-Messung kann mit einzelnen 5S Messungen aufgebaut werden
  • Praktische Definition der 5S-Checkliste (aus der Praxis)
  • Checkliste zur Überprüfung der 5S Schritte

Hinweise:

  • Sie erhalten als Download 1 Vorlage als Excel-Datei (XLSX) mit 2 Arbeitsmappen
    • 1. Mappe: Die 5S Office Checkliste
    • 2. Mappe: Die 5S Office Bewertung auch für mehrere 5S-Auditoren und Berechnung der sehr wichtigen 5S-Kennzahl in %
Ihre Ersparnis: Für die eigene Erstellung dieses Berechnungsformulars müssen Sie ca. 2-3h veranschlagen; diese 2-3h können Sie sich mit einem einfachen Download sparen…
Praxistipp: Es ist sicherlich unangenehm, die Mitarbeiter immer wieder auf den "Zustand auf den Schreibtischen und in den Schränken" hinzuweisen. Mit dieser Checkliste können Sie diese Diskussion sachlich, objektiv führen. Auch ist die schrittweise, messbare Verbesserung das Ziel.